Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren (dit is de zgn. fiscale bewaarplicht). Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moeten tien jaar bewaarde blijven.
Deze ‘bewaarplicht’ geldt voor de basisgegevens. Basisgegevens zijn primaire stukken/vastleggingen welke de Belastingdienst bij een inspectie of controle op mag vragen in het kader van de controle van uw fiscale aangifte(n).
Basisgegevens
Bij basisgegevens moet u denken aan:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie (incl. inkoopfacturen en verkoopfacturen)
- de loonadministratie (incl. personeelsdossiers)
maar ook aan:
- de agenda van de ondernemer
- de (duplicaat) kassarollen van de kassa
De basisgegevens moeten zeven jaar bewaard blijven.
Let op bij het afleggen / wegdoen van oude stukken! In de basisgegevens kunnen stukken zitten die betrekking hebben op onroerende zaken en rechten op onroerende zaken. Deze moeten tien jaar bewaard blijven!
Digitaal
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden die bij conversie nageleefd moeten worden (gewaarborgd moeten zijn) zijn:
- U zet alle gegevens over.
- U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
- U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
- U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
- U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
Afspraken met de belastingdienst
U kunt met de belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen. De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Daarnaast kunt u ook afspraken maken over de vorm waarin u de gegevens bewaart (digitaal of op papier). En hoe gedetailleerd u die bewaart (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken worden vervolgens schriftelijk vastgelegd.
[print me]
